2014 Notulen Algemene Ledenvergadering

NOTULEN 22ste JAARVERGADERING TRIMCLUB ABC

d.d. 29-03-2014

Voorlopig vastgesteld in de bestuursvergadering van april 2014

Aanwezig: 49 leden.

Afgemeld: Adri de Baat, Piet Barendregt, Arjan Holster, Frans van der Lem, Co en Bernadette Meerburg, Eef Stam.

  1. OPENING

Voorzitter Edy Hoogendam opent de vergadering om 10.00 uur en heet iedereen welkom, in het bijzonder de ereleden. De leden brengen geen nieuw agendapunt in.

  1. NOTULEN JAARVERGADERING D.D. 06-04-2013 en Extra Ledenvergadering

De beide notulen worden onder dankzegging aan de secretaris zonder wijziging goedgekeurd en vastgesteld.

  1. JAARVERSLAG 2013

De voorzitter geeft een toelichting bij het jaarverslag van het bestuur, zoals dit puntsgewijs weergegeven wordt in het totale jaarverslag. De meeste zaken hiervan komen terug bij andere agendapunten. Hij noemt ABC een levendige vereniging. Om dit mogelijk te maken zijn veel vrijwilligers nodig. Met name noemt hij de trainers, Bartje en de beheerders. Zij ontvangen allen een applaus.

  1. FINANCIËN / BEHEER
    • Verslag 2013.

Penningmeester Co Meerburg viert vakantie. Daarom neemt de voorzitter de toelichting voor zijn rekening. We hebben financieel weer een positief jaar achter de rug. Opvallende zaken:

  • Het afnemend ledenaantal vertaalt zich in minder contributie-inkomsten.

  • We hebben meer opbrengst uit verhuur, maar dit brengt ook met zich mee dat de kosten van de kantine hoger uitvallen.

  • We ontvingen een eenmalige gift van De Kaai.

  • Er is o.a. geïnvesteerd in verwarming, verlichting, schilderwerk en de vloer is gecoat.

  • De structurele sponsoring door Bakker Sliedrecht van de Bolderloop is vervallen. Gelukkig is er een opvolger gevonden: Verstegen accountants, een bedrijf wat vooral werkzaam is in de zorg. Zij gaan de Bolderloop ook in hun PR gebruiken.

  • Er is een forse investering in kleding gedaan, € 11.500. De

  • De reservering groot onderhoud is tegen het licht gehouden door een bouwkundige en werd als voldoende aangemerkt.

  • Verslag kascontrolecommissie/decharge bestuur

Wim de Ruiter en Karin Verschoor hebben de financiële stukken gecontroleerd en in orde bevonden. Wim stelt daarom mede namens Karin voor het bestuur decharge te verlenen, wat door de vergadering middels applaus wordt overgenomen.

  • Benoeming kascontrolecommissie

Een benoeming in deze commissie geldt voor 2 jaar, met de mogelijkheid de benoeming met 1 termijn te verlengen. Wim heeft er 2 termijnen opzitten en wordt voor zijn bewezen diensten bedankt. Karin kan nog 1x meedraaien. Karel Schmidt zal Wim opvolgen. Peter Hendriksen is eerste reserve. Dethmer Mellema stelt zich beschikbaar om 2de reserve te zijn.

– Begroting 2014

De begroting geeft een positief beeld. Er is een verhoging voor PR begroot. Of dit zich zal terugbetalen in nieuwe leden en sponsors is zeer de vraag. De begroting wordt goedgekeurd onder dankzegging aan de penningmeester.

– Contributieverhoging

De vergadering beslist in meerderheid om de contributie met 1 euro per kwartaal te verhogen.

  • Beheer clubgebouw

Het beheer van het gebouw loopt goed, mede dankzij ijverige beheerders. Het hebben en verhuren van een eigen clubgebouw geeft altijd wat probleempjes, bijvoorbeeld betreffende de schoonmaak, maar over het algemeen kunnen we tevreden zijn. Er is geïnvesteerd in verwarming, verlichting, coating, schilderwerk en het uitbreiden van de opslagruimte. Het bestuur denkt momenteel na over de mogelijkheden de toilet- en doucheruimte te vergroten.

  1. PR-ZAKEN / SPONSORING

Hans Hamerpagt loopt een aantal zaken betreffende dit onderwerp door. Helaas heeft Arjan Holster vanwege gezondheidsredenen bedankt als bestuurslid. Er gaat een kaart rond om hem een hart onder de riem te steken.

Het aantal sponsors is licht gegroeid. We roepen de leden op om rond te kijken in de eigen omgeving naar sponsors en ideeën door te geven aan Eef Stam, Henry Korevaar of een bestuurslid.

Communicatie is het kernwoord bij PR. Communicatie intern, naar leden en commissies en extern, naar de media, gemeente en sponsors.

Opvallende zaken:

– De Starterstraining trekt ondanks de publiciteit weinig kandidaten.

  • De Nieuwsbrief nieuwe stijl is uitgekomen, in digitale vorm. Het concept zal nog verder geprofessionaliseerd worden als de website daarop aangepast is. Aan het Jaarverslag is door velen meegewerkt. Diverse leden hebben een stukje geschreven over een activiteit, naast de formele zaken die het bestuur voor zijn rekening nam. Dick William en Lianne hebben van het totaal een mooi boekje gemaakt, waarbij foto’s van Bert Burgman werden gebruikt.
  • De website moet nog sterk worden verbeterd. Heel duidelijk is de periode terug te zien de periode waarin de trimmers een enquête konden invullen. Interactief heeft de toekomst!
  • We hebben een kandidaat bestuurslid die PR en sponsoring voor haar rekening wil nemen. Speerpunten: de grote hoeveelheid ‘loslopende’ wandelaars en trimmers proberen te bereiken én de open avondmarathon waaraan ook niet-leden kunnen deelnemen bekend maken.
  1. ACTIVITEITEN 2014

Jo Terlouw, bestuurslid sportzaken, neemt een aantal zaken met ons door.

    • De sportactiviteitencommissie is uitgebreid met Ellen Hamerpagt en Leen de Groot. De commissie zorgt bij elke activiteit voor een projectleider, die aan de hand van een draaiboek de organisatie in handen heeft.
    • De enquête die Lianne rondgestuurd heeft onder de trimmers gaf over het algemeen een grote tevredenheid aan. De meeste leden zitten niet te wachten op nog een trainingsavond of op een uitbreiding van activiteiten en trainingsvormen.
    • De afgelopen wintercross is nog niet geëvalueerd, maar het schijnt dat een val in de blubber een onherkenbaar clublid opleverde.
    • De activiteitenkalender is opgesteld door de sportactiviteitencommissie en besproken in de trainersvergadering en in het bestuur.
    • De Koningsloop gaat dit jaar niet door. We hebben geen projectleider kunnen vinden en externe parcourswachters hadden al een andere activiteit. Doordat een dag tevoren de scholen een sportdag georganiseerd hebben, viel er ook van die kant weinig steun te verwachten.
    • De Coopertest is verplaatst naar 10 mei in verband met de beschikbaarheid van het terrein.
    • We gaan de komende tijd een nieuwe afdeling uitproberen: fietsen! Jo kondigt aan dat we volgende week van start gaan. We houden het voorlopig kleinschalig om ervaring op te doen. Het is recreatief, elke fiets mag en veiligheid staat centraal. We beginnen luw, waarna we later kunnen differentiëren in snelheid en afstand en PR gaan maken om leden aan te trekken.
    • De Open (ook niet-leden zijn welkom) avondmarathon vindt plaats in de eerste week van september.
    • In oktober zullen de trainers andere trainingsvormen aanbieden. Ze lijken helemaal los te gaan. Maffe zaken gaan uitgeprobeerd worden.
    • Jo besluit zijn verhaal met een bedankje aan de trainers!

  1. BELEIDSPLAN / SPELREGELS ABC / CALAMITEITENPLAN

Beleidsplan

Het bestuur heeft het beleidsplan aangescherpt gebruik makend van voortschrijdend inzicht en kanttekeningen die Bert Burgman vorig jaar had aangeleverd.

Spelregels ABC

Vorig jaar zijn de nieuwe Statuten aangenomen. Het bestuur heeft zich beraden of er ook een Huishoudelijk Reglement opgesteld moest worden. Daarbij was het uitgangspunt dat we niet zitten te wachten op een nieuw vooral formeel document. Wel leek het ons goed een vooral praktisch document te ontwikkelen, waarin informele zaken worden geformaliseerd en waarmee gepoogd wordt om calamiteiten te voorkomen en risico’s te benoemen. Om het document niet te gewichtig te maken hebben we het niet Huishoudelijk Reglement, maar Spelregels ABC genoemd.

Calamiteitenplan

Na diverse vergaderingen, en het zoeken van plannen bij andere verenigingen is geprobeerd een op onze vereniging toegeschreven plan te maken, waar iedereen kennis van kan nemen. Er is niet geprobeerd om voor alle mogelijke problemen oplossingen te bedenken, maar wel om van te voren met elkaar af te spreken hoe we in bepaalde zaken zullen handelen. Veiligheid is het uitgangspunt.

Alle stukken worden door de vergadering goedgekeurd.

  1. JUBILARISSEN

De volgende leden worden in het zonnetje gezet:

Gijs Boer, 40 jaar lid.

Gijs vindt ABC een fijne club waar ze aandacht voor het individu hebben.

Bert Kroon, 25 jaar lid.

Ondanks zijn jaarlijkse ‘voorjaarsreces’ bleef Bert een goede loper.

Jo Terlouw, 25 jaar lid.

De voorzitter overhandigt deze jubilarissen de gebruikelijke cadeaus en een bloemetje.

  1. BESTUURSVERKIEZING

Aftredend : Co Meerburg, herkiesbaar.

In de loop van het jaar hebben Wim de Groot en Arjan Holster het bestuur verlaten. We willen de vacature van Arjan opvullen. Het bestuur heeft daarvoor Jannie Hartkoren gekandideerd. De aanwezigen accorderen dit met een applaus.

  1. RONDVRAAG

Bert wil een zin toegevoegd zien aan het calamiteitenplan. Hij zal dit met de secretaris bespreken.

Harm Kuipers vindt dat het planningsbord slecht wordt bijgehouden. Hij vraagt het bestuur hier iets aan te doen.

Arie Batenburg vraagt naar de vertrouwenspersoon. De voorzitter verwijst hem naar de Nieuwsbrief.

  1. SLUITING

De voorzitter sluit om 11.20 uur de vergadering.

Voorzitter: Secretaris:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*